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中小型设计院组织管控中的“强”与“弱”

时间:2016-08-29 08:38来源:攀成德管理顾问 作者:赵伟 点击:

【核心提示】:对于中小型设计院,如何确保组织结构能够支撑企业做大、做强、形成特色,同时设计院不会随着各生产单元规模的扩大而失去管控能力,造成“诸侯割据”的局面,是每个成长中的中小型设计院都需要慎重考虑的问题。 

一、客户简介

xx设计院始建于上世纪九十年代,1994年获得国家综合甲级设计资质。经过十几年扎实、稳定的建设与发展,xx设计院已成为一个拥有近二百人设计团队的综合性设计公司,并获得同行与客户的广泛好评。

二、组织管控设计

在咨询项目开始之前,xx设计院已经进行了组织结构的调整,将原来的工作室按照专业进行调整,形成了公共建筑、都市与住区两个建筑事业部,此外还有结构、机电事业部。下图为调整前xx设计院组织结构图。

1xx设计院组织结构图

 

根据前期调研,咨询小组认为目前的组织结构还存在以下需要完善的方面:

1、   管控模式方面,当前对各事业部的发展定位、管理模式有待进一步明确,当前存在职责界定不清晰、授权不充分等现象,难以发挥核心员工的积极性,导致核心人员流失。

2、   职能部门设置基本完善,但当前一些重要职能存在弱化或缺失现象,职能部门难以有效分担公司领导的管理压力,参谋作用发挥不足。

3、   一些基础性管理工作,如岗位说明书等尚不系统,进而造成对员工的工作标准和要求不明确,公司精细化管理不足。

基于上述发现,咨询小组设计了第一版的组织优化方案:

 

2xx设计院第一版组织优化方案

 

该方案核心的理念是将总部定位于管理中心,负责行政、人力资源、财务以及技术质量管理;各事业部定位于经营生产中心,负责对外经营以及内部运营管理。该方案的优点主要有以下几点:

1、   经营责任下放,有利于充分调动各个事业部的积极性,各个事业部作为独立的核算单位,对本事业部的经营及生产管理负责,配合考核、激励手段,能够实现各个事业部的迅速扩大。

2、   总部定位于管理中心,总部人员从项目中抽身,有利于集中精力做好相关职能模块的建设以及技术、质量管理、对外投资等工作,从而推进公司的精细化管理。

3、   各个事业部负责人的管理权限较大,有利于针对事业部的不同情况采取个性化的管理措施。

与此同时,该版方案存在一定的不足之处:

1、   事业部作为独立的经营、生产单元,当各事业部发展到一定规模后,有可能出现诸侯割据的情形,由于各事业部相当于公司内部的小公司,当事业部出现重要人事变动时,有可能会给公司造成重大的影响。

2、   总部的经营、协调能力不足,当出现需要公司各事业部配合才能完成的大项目时,由于缺乏相关的部门进行协调,可能会出现因部门利益而影响公司利益的情形。

3、   当前实行按专业划分的事业部生产组织模式,对项目的运营管理、项目考核缺乏统一的协调部门。

       基于上述考虑,项目组经过与客户的沟通,设计了第二版的管控方案,即管控方案。

 

3xx设计院第二版组织优化方案

根据第二版组织优化方案,总部承担更多的经营责任,同时负责全公司的运营管理职能,事业部在承担生产任务的同时也承担相应部分的经营职责。本版方案的优点主要有:

1、   强化总部控制职能,有利于对公司的整体发展规划进行统一的协调,避免因各事业部过分独立造成公司整体利益的损失。同时避免因架构的调整造成总部人员的流动。从这方面来讲,第二版方案是实施成本最低的方案。

2、   强化总部的项目管理职能,通过公司层面的项目运营体系建设、项目考核等手段确保公司生产任务的有序开展。

3、   有利于员工队伍的稳定及公司企业文化的开展,在此种组织架构下,更有利于发挥总部的管理服务和协调能力。

然而,由于在此种架构下,事业部的定位更多的是生产职能和部分经营管理职能,如何在薪酬、考核方面调动各事业部的积极性,同时培养各事业部的管理能力,做好总部与事业部的权责划分是组织优化方案实施过程中需要解决的问题。

三、小结

第一版方案适用于以下情形:

1、   公司具有较高的知名度,各事业部可以凭借公司的行业声誉承揽到相应的设计项目。

2、   公司的基础管理比较扎实,各项规章制度较为健全,有较为完善的流程和技术、质量控制手段,同时有较为完善的考核、激励机制。

3、   事业部有较强的市场开拓能力,能够独立承揽项目。

4、   事业部内部各专业配置较为齐全。

第二版方案适用于以下情形:

1、   公司内部管理制度尚未完全健全,需要总部去组织、协调各项工作。

2、   各事业部目前不具备独立的市场开拓能力,需要总部的支持与协调。

3、   事业部按照专业进行划分。

       组织结构没有好坏之分,只有合适与不合适。组织架构的设计不仅要与公司的发展现状相结合,同时也要考虑公司领导人的管理风格、公司的历史状况等因素。

 

 

 

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